فاکتور ( Invoice) یک سند تجاری است که پس از تایید خرید، توسط فروشنده محصول یا خدمات تهیه و چاپ می‌گردد. در این برگ تجاری محتویات خرید اعم از نوع، تعداد و قیمت محصول باید به طور دقیق ذکر گردد. در بسیاری از موارد فاکتور فروش می‌تواند از اهمیت زیادی برخوردار باشد. زیرا جدا از این موضوع که صدور آن به منزله‌ی دریافت وجه از سمت خریدار و تحویل کالا به او خواهد بود در مورد بعضی محصولات حکم گارانتی را دارد. بدین صورت که با تحویل کالای معیوب و فاکتور به عنوان برگه گارانتی به فروشنده آن میتوان از گارانتی مدت‌دار کالا استفاده کرد.
پیش فاکتور نیز عبارت است ار سیاهه خریدی که فروشنده از مبدأ به عنوان پیشنهاد فروش یا تعین ارزش کالا یا خدمات و شرایط فروش با تعین مدت اعتبار به درخواست خریدار و به نام وی صادر می‌نماید که باید به تأیید مرکز تهیه و توزیع مربوطه برسد.
فاکتور رسمی چیست؟
به‌طور کلی Invoice به دو گروه فاکتور فروش رسمی و فاکتور فروش معمولی تقسیم می‌شوند. چگونگی قرارگیری محصولات و خدمات در این دو دسته منوط به نوع محصولات و خدمات است. به طور مثال فاکتوری که توسط فروشنده مغازه سوپرمارکت صادر می‌گردد با فاکتوری که توسط یک شرکت واردکننده محصولات تجاری تهیه می‌گردد بسیار تفاوت دارد.
نوع اول و دوم
نیازی به ارائه یک برگ از Invoice به اداره دارایی و امور مالیاتی نمی‌باشد در صورتی که در فروش دوم متناسب با نوع کسب و کاری که وجود دارد، یک سند تحت عنوان فاکتور بابت معامله فی‌مابین، تهیه و توسط فروشنده به خریدار با مهر یا امضا تحویل می‌گردد. در پایان نیز می‌بایست این سند توسط یکی از طرفین به سازمان امور مالیاتی ارائه شود. بنابراین فاکتور اول در گروه فاکتور فروش معمولی و دومی در نوع رسمی قرار می‌گیرد.
بیشتر فاکتورهایی که صادر می‌گردد به صورت فاکتورهای رسمی است.در اصطلاح از این فاکتورها تحت عنوان Invoice مورد تایید اداره دارایی و مالیاتی یاد می‌کنند؛ زیرا تا زمانی که مورد تایید سازمان امور مالیاتی قرار نگیرد به عنوان Invoice فروش رسمی سندیتی ندارد. به طور کلی میتوان گفت Invoice رسمی در قالب فاکتورهای مالیاتی، دارایی، صورتحساب فروش کالا و خدمات مورد استفاده جای می‌گیرند.
مطابق با قانون مالیات بر ارزش افزوده تمامی واحدهای تجاری و کسب‌و‌کارهایی که به عرضه محصول و خدمات می‌پردازند مشمول نظام مالیات شده و می‌بایست صورتحسابی منطبق با نظام صنفی خود و شامل اطلاعات و مشخصات طرفین معامله (خریدار و فروشنده) و اطلاعات مربوط به نوع کالا و خدمات ارائه نمایند. فروشندگانی که از ارائه فاکتور رسمی خودداری کنند می‌بایست در پایان جریمه‌ای را پرداخت کنند.
چاپ :
چاپ Invoice با توجه به کاغذ ( تحریر یا کاربن لس)، چاپ ( سیاه و سفید یا رنگی ) و بعد از مرحله ای که انتخاب کاغذ توسط مشتری تعیین می شود.
که شامل کاربن لس بودن یا کاغذ معمولی است، برای هر Invoice میتوان از چاپ تک رنگ یا مشکی، چاپ دو رنگ، در رنگ های مشکی و قرمز، چاپ چهاررنگ در رنگ های آبی، قرمز، زرد، مشکی استفاده می شود.
چگونه یک سر برگ برای فاکتور خود تهیه کنیم ؟
- قبل از استفاده از نرم افزار طراحی یک طرح اولیه روی کاغذ برای خود تهیه کنید.
- سعی کنید حتما نام شرکت یا موسسه را در قسمتی از سربرگ ذکر کنید.
- ترجیحا از لوگوی خود استفاده کنید واگر لوگوی مخصوص ندارید میتوانید از یک جمله و یا شعار تبلیغاتی که معرف حیطه فعالیتی شماست استفاده کنید.
- شماره تماس فراموش نشود.
- با توجه به رعایت استاندارد های مورد قبول امور دارایی که همان شماره سریال فاکتور است, بقیه موارد از اصول خاصی پیروی نمی کنند و شما میتوانید سربرگ فاکتور خود را طبق صلیقه شخصی خود طراحی کنید.
- فقط جنبه ی اداری فاکتور را در نظر نگیرید و سعی کنید در طراحی فاکتور صلیقه به خرج دهید و قدرت رنگ ها را دست کم نگیرید.
- با استفاده از نرم افزار های مختلف میتوانید برای خود فاکتور طراحی کنید .نرم افزار هایی مانند word و یا exce.
اهمیت :
میتوان گفت Invoice ابزاری برای رسمیت یافتن خرید و فروش محصول یا خدمت، میان خریدار و فروشنده است. معمولا فاکتور خرید برای خریدار اهمیت بسیاری دارد. به‌خصوص زمانی که مبلغ خرید بالا بوده و یا کالایی حساس خریداری شود، این اهمیت بیشتر می‌شود. در این نوشته به بررسی دلایل اهمیت فاکتور برای مشتریان پرداخته شده است.
احساس اعتماد Invoice
خریداران به دلایل مختلف علاقه دارند که هنگام خرید محصول، فاکتور خرید خود را دریافت کنند. اما شاید مهم‌ترین علت این علاقه را بتوان در نیاز خریدار به دریافت حس اعتماد از فروشنده و مغازه دانست.
البته ویژگی‌های گوناگونی در فروشنده باید وجود داشته باشد؛ تا بتواند اعتماد خریدار را جلب کند. البته واضح است که وجود یک فاکتور که شامل جزئیات مهمی از جمله اطلاعات تماس فروشنده و خریدار، تاریخ و زمان خرید و قیمت پرداخت شده بابت محصول یا سرویس است، می‌تواند در جلب اعتماد خریدار بسیار موثر باشد. در واقع این مسئله علاوه بر رفع نیاز خریدار، روشی عالی برای فروشنده جهت بهبود ارتباطات و افزایش میزان فروش خود به مشتریان است.
استفاده از خدمات پس از فروش فاInvoice
درباره بسیاری از محصولات، Invoice در نقش برگه گارانتی یا مکمل آن عمل می‌کند. فاکتور اثبات می‌کند که یک محصول در چه تاریخی، از چه شخصی و به چه قیمتی خریداری شده است. به همین دلیل بسیاری از مشتریان علاقمند هستند علاوه بر دریافت برگه گارانتی، فاکتور کالای خریداری شده را نیز دریافت کنند.
تضمین قیمت و کیفیت فاکتور
فاکتور سندی قابل پیگیری است. در نتیجه این اطمینان را نزد مشتریان ایجاد می‌کند که محصول دریافتی دقیقا همان چیزی است که در فاکتور ثبت شده است. همچنین Invoice ابزاری برای اطمینان از خرید محصول یا دریافت خدمات با قیمت مناسب است. در این زمینه احساس مشتری چنین است که ثبت قیمت در فاکتور، نشان‌دهنده درستی و مناسب بودن قیمت آن است. در مقابل اگر محصول یا خدماتی بدون فاکتور فروخته شود؛ خریدار را نسبت به قیمت و سایر ویژگی‌های آن محصول یا خدمات، دچار تردید می‌کند.
امکان پیگیری حقوقی
Invoice در صورت رسمی بودن، یک سند حقوقی معتبر است. سندی که میتوان با اتکا به آن علیه صادرکننده فاکتور اقامه دعوی کرد. این ویژگی به مشتریان این اطمینان را می‌دهد که در صورت عدم انطباق محصول خریداری شده با آنچه در فاکتور ثبت شده است؛ می‌تواند با پیگیری حقوقی موضوع، به احقاق حقوق از دست رفته خود بپردازند. این ویژگی فاکتور در معاملاتی با مبالغ بالا و یا پرداخت‌های اقساطی، از اهمیت بیشتری برخوردار است.